6 cosas que hacen las personas más organizadas todos los díasCrédito: Gregor SchusterTu vida está ocupada. Equilibrio trabajo-vida es un desafío. Sientes que te estás expandiendo tanto que estás empezando a desaparecer.
La mayoría de nosotros nos sentimos así. Pero no todos. La gente más organizada no lo hace.
Como autor y neurocientífico más vendido del NYT Daniel J. Levitin explica, los VIP que ha conocido no parecen estar dispersos y frenéticos.
Están tranquilos frio y 'en el momento', sin hacer malabares con nueve cosas y preocupado por terminar antes de las 7 p.m.
No es difícil entender por qué: tienen ayuda: asistentes y asistentes para encargarse de estas cosas para que el VIP pueda estar 'en el momento'.
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
En el curso de mi trabajo como investigadora científica, tuve la oportunidad de conocer a gobernadores, miembros del gabinete, celebridades de la música y los directores de compañías Fortune 500. Sus habilidades y logros varían, pero como grupo, una cosa es notablemente constante. En repetidas ocasiones me ha sorprendido lo liberador que es para ellos no tener que preocuparse de si hay otro lugar en el que necesitan estar o de alguien más con quien necesitan hablar. Se toman su tiempo, hacen contacto visual, se relajan y realmente están ahí con quienquiera que estén hablando. No tienen que preocuparse si hay alguien más importante con quien deberían estar hablando en ese momento porque su personal —sus filtros de atención externos— ya les ha determinado que esta es la mejor manera en que deberían usar su tiempo.
Debe ser agradable ya que tú y yo tenemos que realizar múltiples tareas y acortar las cosas para tratar de hacer todo, estresando todo el tiempo.
Pero aquí está la cuestión: Tú también puedes ser así. Y no requiere un personal de 10 personas.
Entonces, ¿quién es tu asistente? Usted está. Entonces, ¿quién es el VIP? Usted está. (Sí, lo estoy animando activamente a desarrollar una personalidad dividida).
Con suficiente planificación con anticipación, puede asegurarse de estar tan tranquilo y organizado como el presidente de los Estados Unidos.
(Para obtener más información sobre lo que hacen las personas más productivas, haga clic en aquí .)
Solo necesitamos instalar algunos sistemas con anticipación. ¿Cuál es el primer paso?
Artículos Relacionados: 6 cosas que hacen las personas más productivas todos los días
1) El cerebro del VIP está vacío. Y eso es algo bueno.
El presidente de los Estados Unidos no está tratando desesperadamente de recordar su lista de tareas pendientes.
Ha subcontratado a su personal todas las cosas que vienen a continuación para poder concentrarse al 100% en lo que tiene delante.
No, no tiene un grupo de asistentes, pero todavía hay un principio clave que puede utilizar: Sácalo de tu cabeza.
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
Transfiera la carga de la organización de nuestros cerebros al mundo externo ... Escribirlos los saca de su cabeza, despejando su cerebro del desorden que está interfiriendo con la capacidad de concentrarse en lo que quiere enfocarse.
Todo lo que le preocupa, cada tarea pendiente, cada inquietud se escribe en un solo lugar.
Uno. No esparcidos por un bloc de notas en casa, su iPad en la oficina, su bandeja de entrada de correo electrónico, notas adhesivas en su monitor y su memoria poco confiable.
Esa dispersión te hace preguntarte si has olvidado algo, y las investigaciones lo demuestran. produce ansiedad .
Así que sáquelo de la cabeza y anótelo en una lista. Después, Resolviendo las cosas el autor David Allen dice dividirlo en 4 categorías:
- Hazlo
- Delegarlo
- Diferirlo
- Déjalo caer
Una vez que tenga esas 4 listas, sabrá lo que realmente necesita hacer y estará todo en un solo lugar. El solo hecho de tener esa lista es un gran paso hacia lo VIP.
¿Por qué funciona esto? Hay algo de neurociencia detrás de esto. Escribir cosas desactiva los 'bucles de ensayo'.
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
Cuando tenemos algo en nuestra mente que es importante, especialmente una tarea pendiente, tenemos miedo de que lo olvidemos, por lo que nuestro cerebro lo ensaya, dándole vueltas y vueltas en círculos en algo que los psicólogos cognitivos en realidad llaman el bucle de ensayo, una red de regiones cerebrales que une la corteza frontal justo detrás de los globos oculares y el hipocampo en el centro de su cerebro ... El problema es que funciona demasiado bien, manteniendo los elementos en ensayo hasta que los atendamos. Escribirlos da permiso tanto implícito como explícito al bucle de ensayo para dejarlos ir, para relajar sus circuitos neuronales para que podamos enfocarnos en otra cosa.
Las investigaciones muestran que cuando dejas cosas sin terminar y te preocupas, en realidad te vuelve estúpido . ¿Solución? Escríbelo todo .
(Para obtener más información sobre cómo los grandes genios de la historia aprovechan los portátiles, haga clic en aquí .)
Así que sacaste todas las tareas pendientes de tu cerebro y las pusiste en una lista. Sabe lo que se puede delegar, aplazar y eliminar, y lo que realmente necesita hacer.
Ahora, ¿cómo pasas el día como un VIP tranquilo?
2) 'Sr. Presidente, su próxima reunión está a punto de comenzar '
El presidente de los Estados Unidos no mira su reloj. Él está programado hasta el último minuto y los ayudantes le dicen cuándo es el momento de irse.
Es posible que no tenga asistentes, pero cualquier teléfono inteligente tiene alarmas y recordatorios.
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
La gestión del tiempo también requiere estructurar su futuro con recordatorios. Es decir, uno de los secretos para administrar el tiempo en el presente es anticipar las necesidades futuras para que no te quedes luchando y poniéndote al día todo el tiempo.
Irónicamente, su teléfono probablemente lo interrumpa con mensajes de texto, correos electrónicos y actualizaciones de estado sin importancia, pero no sobre las prioridades clave para su día.
Pocos de nosotros tenemos nuestro calendario tan organizado de antemano que podemos dejar que dicte todas nuestras acciones momento a momento.
¿Cuál es la clave? Las alarmas no funcionan con listas de tareas pendientes.
Como Cal Newport recomienda, asigne a cada tarea un bloque de tiempo en su calendario. Luego, puede medir cuánto puede hacer realmente:
La programación te obliga a enfrentarte a la realidad de cuánto tiempo tienes y cuánto tardarán las cosas. Ahora que observa el panorama completo, puede obtener algo productivo de cada hora libre que tiene en su día laboral. No solo exprime más trabajo, sino que también puede colocar el trabajo en lugares donde puede hacerlo mejor.
Es menos probable que aplazar cuando una actividad tiene un bloque de tiempo asignado, porque la decisión ya estaba tomada.
Y una vez que tenga un bloque de tiempo, puede ser el VIP. Las alarmas permiten que su mente esté tranquila sabiendo que se le recordará lo siguiente.
(Para obtener más información sobre el programa que las personas exitosas siguen todos los días, haga clic en aquí .)
Sé lo que algunos de ustedes están pensando: Pero me interrumpen. Me distraigo.
Pero hay una manera de lidiar con las interrupciones, incluso si no tiene un detalle del Servicio Secreto para mantener a las personas fuera de su oficina.
3) Configurar filtros
Cada mañana, el presidente recibe un documento de alto secreto con todo lo que necesita saber de las agencias que están debajo de él.
Lo que es clave no es lo que contiene el documento, es lo que no contiene: 50 actualizaciones de estado, 100 tweets, 10 imágenes de gatos y 1000 correos electrónicos sin importancia.
Puede concentrarse en lo que importa porque no se distrae con lo que no lo hace. Mientras tanto, probablemente se sienta abrumado por la información.
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
Hoy en día, nuestros filtros de atención se abruman fácilmente. Las personas exitosas, o las personas que pueden pagarlo, emplean capas de personas cuyo trabajo es reducir el filtro de atención. Es decir, los jefes corporativos, los líderes políticos, las estrellas de cine consentidas y otras personas cuyo tiempo y atención son especialmente valiosos, tienen un equipo de personas a su alrededor que son efectivamente extensiones de sus propios cerebros, replicando y refinando las funciones del filtro de atención de la corteza prefrontal.
'¡Tengo sobrecarga de información!', Gritas. Pero como visionario de la tecnología Clay Shirky dice, 'No es una sobrecarga de información; es una falla del filtro. '
Tu atención es limitada y valiosa. Necesitas menos información. Necesitas buenos filtros.
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
Nuestros cerebros tienen la capacidad de procesar la información que recibimos, pero a un costo: podemos tener problemas para separar lo trivial de lo importante, y todo este procesamiento de información nos cansa. Las neuronas son células vivas con metabolismo; necesitan oxígeno y glucosa para sobrevivir y cuando han estado trabajando duro, experimentamos fatiga ...
Una buena solución de baja tecnología es esconderse por parte del día . Soy tan grave como un infarto. Vaya donde la gente no pueda comunicarse con usted y haga un trabajo sólido.
Esa no es una opción para todos. Lo entiendo. No hay problema. Pero las personas que sienten que la tecnología los ha dejado sobrecargados de información la están usando mal.
Utilice tecnología como un DVR para cambiar el tiempo de sus comunicaciones. Las personas deben comunicarse contigo cuando tú quieras, no cuando quieran.
Manejar todas las comunicaciones en especificado ' lotes ': un tiempo establecido en el que verifica el correo electrónico, el correo de voz, etc.
Algunas personas dicen: 'No puedo hacer eso'. Pero probablemente puedas hacerlo más de lo que crees, especialmente al principio y al final del día.
Tal vez tu jefe quiera que seas ridículamente receptivo. Multa. Configure un filtro de correo electrónico para que solo los correos electrónicos del jefe lleguen inmediatamente.
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
... puede configurar filtros de correo electrónico en la mayoría de los programas de correo electrónico y teléfonos, designando a ciertas personas cuyo correo desea que le lleguen de inmediato, mientras que otro correo simplemente se acumula en su bandeja de entrada hasta que tenga tiempo para tratarlo. Y para las personas que realmente no pueden estar lejos del correo electrónico, otro truco eficaz es configurar una cuenta de correo electrónico privada especial y dar esa dirección solo a las pocas personas que necesitan poder comunicarse con usted de inmediato. y verifique sus otras cuentas solo en los horarios designados.
(Para obtener más información sobre cómo lograr el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, haga clic en aquí .)
Así que tienes recordatorios y filtros y ya no estás corriendo preocupado.
Pero cuando te sientas a trabajar te das cuenta de que todavía hay mucho por hacer. ¿Cómo puedes mantener la calma cuando hay tantas decisiones que tomar?
Artículos Relacionados: 8 cosas que todas las personas más exitosas del mundo tienen en común
4) El increíble poder de 'lo suficientemente bueno'
El presidente no toma pequeñas decisiones. Las miles de personas que trabajan debajo de él se encargan de eso, por lo que solo las cosas importantes aparecen en su agenda.
Pero dado que no tiene miles de personas trabajando debajo de usted (o tal vez alguna para el caso) usted maneja todas las decisiones, comerciales y personales.
Como he dicho antes, ' Puedes hacer cualquier cosa una vez que dejes de intentar hacer todo. Sea un perfeccionista en todo esto y tendrá un ataque de nervios.
Guarda tu poder de decisión limitado por las cosas que importan. Todo lo demás debería estar 'satisfecho'.
¿Qué es satisfactorio? Es el arte de elegir rápidamente la opción que es 'suficientemente buena'. Y la investigación muestra que es el camino hacia la productividad, y felicidad .
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
Investigaciones recientes en psicología social han demostrado que las personas felices no son personas que tienen más; más bien, son personas que están felices con lo que ya tienen. Las personas felices se dedican a la satisfacción todo el tiempo, incluso si no lo saben. Warren Buffett puede verse como un abrazador satisfactorio hasta el extremo: uno de los hombres más ricos del mundo, vive en Omaha, a una cuadra de la carretera, en la misma casa modesta en la que ha vivido durante cincuenta años ... Pero Buffett no satisface con sus estrategias de inversión; satisficing es una herramienta para no perder el tiempo en cosas que no son su máxima prioridad. Para sus esfuerzos de alta prioridad, la búsqueda de la excelencia a la antigua sigue siendo la estrategia correcta.
¿Esta decisión resultará en que pierda su trabajo? ¿No? Luego opte por la solución 'suficientemente buena' y concéntrese en lo que más importa.
(Para obtener más información sobre lo que todas las personas más exitosas tienen en común, haga clic en aquí .)
Las prioridades de su jefe cambian al mediodía. Se siguen agregando más cosas a tu lista. ¿Cómo es posible que esto no arruine tu plan bien diseñado?
5) 'Sr. Presidente, ha habido un cambio ... '
Cuando surgen cambios para el Comandante en Jefe, cambia sin problemas porque sus ayudantes ya han revisado los planes del día. Entonces se mantiene tranquilo.
También puedes mantenerte fresco, pero requiere un poco más de esfuerzo. Llegarán cosas nuevas, las prioridades cambiarán y necesitará procesar y adaptarse.
Tenga siempre listo su cuaderno para capturar nuevas ideas y tareas pendientes.
Y a lo largo del día necesita momentos de clasificación y 'clasificación activa' en los que reestructura la lista a partir de su gran volcado de cerebros.
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
'Tu cerebro necesita participar de manera consistente con todos tus compromisos y actividades', dice Allen. Debe estar seguro de que está haciendo lo que debe hacer y de que está bien no hacer lo que no está haciendo. Si está en tu mente, entonces tu mente no está clara. Todo lo que consideres inacabado de alguna manera debe ser capturado en un sistema confiable fuera de tu mente ... 'Ese sistema confiable es para escribirlo.
Una vez que actualice su lista, aplique el Matriz de Eisenhower .
Cuando sepa en qué categoría encaja todo, puede atacar la lista de una manera priorizada.
(Para obtener más información sobre cómo los Navy SEAL, los astronautas y los samuráis toman buenas decisiones, haga clic en aquí .)
Está bien, eres dueño de tu horario, tu mente está vacía y estás listo para concentrarte ... ¿Y ahora qué?
Artículos Relacionados: Cómo lograr el equilibrio entre el trabajo y la vida privada en 5 pasos
6) Tener una 'sala de guerra'
¿Has visto alguna vez una foto del escritorio del presidente? ¿Tiene montones de papeles y 1000 post-its al azar? No.
La investigación muestra un escritorio que parece las secuelas de un desastre natural agota tu capacidad para concentrarte .
No es necesario que seas un fanático de la limpieza, pero cuando sea el momento de dejar de planificar y ser el VIP, tener un área de trabajo separada diseñada para enfocarse.
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
Una forma de explotar el estilo natural de almacenamiento de memoria del hipocampo es crear diferentes espacios de trabajo para los diferentes tipos de trabajo que hacemos. Pero usamos la misma pantalla de computadora para balancear nuestra chequera, responder correos electrónicos de nuestro jefe, hacer compras en línea, mirar videos de gatos tocando el piano, almacenar fotos de nuestros seres queridos, escuchar nuestra música favorita, pagar facturas y leyendo las noticias diarias. No es de extrañar que no podamos recordar todo, el cerebro simplemente no fue diseñado para tener tanta información en un solo lugar ... El neurólogo y escritor Oliver Sacks va más allá: si está trabajando en dos proyectos completamente separados, dedique un escritorio o mesa o sección de la casa para cada uno. Con solo ingresar a un espacio diferente, se presiona el botón de reinicio en su cerebro y permite un pensamiento más productivo y creativo.
Según el gurú de la productividad Tim Ferriss , El enfoque es solo el producto de eliminar las distracciones.
Artículos Relacionados: Cómo tener el año más organizado de tu vida
Entonces, desea que su área de trabajo VIP tenga lo que necesita el VIP. Y nada más.
Vía La mente organizada: pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información :
Un hallazgo relevante en la psicología cognitiva para obtener ese control es hacer visibles las cosas que necesita con regularidad y ocultar las que no.
Ya puedo escuchar el lloriqueo: ¡Pero no tengo dos oficinas! ¡Apenas tengo uno!
No se trata de bienes raíces, se trata de espacio mental. Su escritorio puede estar donde usted planea, pero el VIP trabaja en el sofá.
O su computadora de escritorio es para la preparación, pero el VIP funciona en su iPad (que deliberadamente carece de aplicaciones para Facebook, Twitter, etc.)
Cuando llega el momento del trabajo VIP, quiere todo lo que necesita para hacer el trabajo, y nada más.
Su entorno inmediato debe Facilite lo que necesita hacer y lo que no necesita hacer difícil .
(Para obtener más trucos que las personas exitosas usan para ser excelentes, haga clic en aquí .)
Entonces, ¿cómo hacemos todo esto junto?
Resumir
Los pasos para ser tan organizado y tranquilo como el Comandante en Jefe:
- Saque sus tareas pendientes de su cabeza y colóquelas en un solo documento.
- Bloquea tu calendario y configura alarmas para que no tengas que pensar en lo que sigue.
- Use 'lotes' y filtros para que solo obtenga la información que necesita cuando la necesita.
- Opte por 'lo suficientemente bueno' en las pequeñas decisiones para que pueda concentrarse en las grandes.
- Capture, clasifique y priorice elementos nuevos con regularidad.
- Tenga una 'Sala de Guerra' que contenga lo que necesita, y nada más.
Únase a más de 100.000 lectores. Obtenga una actualización semanal gratuita por correo electrónico aquí .
Solías necesitar una secretaria que vigilara atentamente el teléfono todo el día ... luego vinieron los contestadores automáticos y el correo de voz.
La tecnología ha recorrido un largo camino desde entonces y, con un poco de planificación, puede usarla para mantener la calma y lograr grandes cosas.
Es difícil al principio. Y sí, tropezarás. Necesitará modificar y personalizar. Pero con el tiempo, desarrollará un sistema personal que funciona.
Y aprenderá la lección que todo VIP sabe:
Lo más complicado de aprender a manejar eres tú mismo. . Pero una vez que puedes manejar eso, puedes manejar cualquier cosa.
Esta pieza apareció originalmente en Ladrando al árbol equivocado .
Esta historia apareció originalmente en Lema